Firefly artikels

laluciernaga.org

Creëer een paperless office

paperless office

We beschikken eindelijk over de technologie om een paperless office te creëren - op dit moment is het een kwestie van het omarmen van de nieuwe technologie en training en ondersteuning te verzorgen voor nieuwe bedrijven. Dit zal geld en tijd besparen, de veiligheid van documenten bevorderen en klanttevredenheid verhogen. Plannen maken om het papiergebruik terug te dringen is van cruciaal belang!

 

  • Creëer een paperless office team: Creëer een team vanuit meerdere afdeling die zich specifiek bezighouden met het verminderen van papiergebruik in de hele organisatie. Zorg voor ondersteuning van leidinggevenden. Werf vrijwilligers in elk gebied om met het invoeren van de nieuwe praktijken te helpen, moedig personeelsdeelname aan en rapporteer terugkoppeling.
  • De doorsnee kantoormedewerker gebruikt gemiddeld 10.000 vel kopieerpapier per jaar - genoeg om een bureau van 90 x 180 cm 360 keer te bedekken. Mensen zijn sterk afhankelijk van papier om hun dagelijkse werkzaamheden te doen, ondanks de hoge kosten van verloren documenten, het risico van veroudering en het inefficiënte werk. Papier is een trechter aan het worden voor bedrijfsprocessen en het buitensporige gebruik is ook een duidelijke belemmering aan het worden voor bedrijven die graag een groener IT willen omarmen.
  • Verzamel Basis Informatie: Houdt bij hoeveel papier er per jaar wordt gebruikt voor alle doeleinden (bv kopieermachines en printers, keukens, wc’s, verzendformulieren en -verpakkingen, publicaties, voorgedrukte formulieren, advertenties, jaarrapporten enz. Registreer alle kosten die met papier te maken hebben en registreer the milieuvriendelijke kwaliteiten van het papier wat nu wordt aangekocht.
  • Stel Doelen: Stel duidelijke, meetbare en incrementele doelen binnen een specifieke tijd voor elk type groot papiergebruik - inclusief kostenbesparende doelen. Een lange termijnvisie met als doel het tot nul reduceren van papiergebruik met het maximaliseren van de voordelen kan veelzeggende verschuivingen in de praktijk als resultaat hebben (vb. begin altijd met de vraag aan jouw team en werknemers “hoe kunnen we het papiergebruik tot nul reduceren op een manier die de voordelen maximaliseert (bv. bespaart geld, verhoogd de productiviteit, verhoogd de klanttevredenheid enz.) ?). De oplossingen voor een papierloos kantoor zijn er - het is alleen onze gedachte die moet veranderen.
  • Bevorder doelen: Informeer alle medewerkers over de doelen en laat ze in veelgebruikte ruimten zien door gebruik te maken van makkelijk te begrijpen grafieken en afbeeldingen. Ontwerp logo’s en ontwikkel slogans om in de campagne te gebruiken. Houdt een “kick-off” evenement en moedig personeel aan hun ideeën te delen. Vraag medewerkers een papierreductie eed te tekenen en moedig in het algemeen een “denk voordat je print” mentaliteit aan. Creëer een competitie tussen afdelingen of andere bedrijven (bv lokale bedrijven, verkopers enz.) en stel een beloning in het vooruitzicht.

Door deze tips te hanteren wordt jouw kantoor in een mum van tijd een paperless office!

Plaats reactie